多くの人にとってオフィスは一日の中で長い時間を過ごす場所です。そのため働く上でオフィス環境が大切だと考える人は多いでしょう。実際、働きやすいオフィス環境では生産性が上がると言われています。ただし、オフィス環境を整えるためにはデザインや家具・レイアウトなどさまざまなポイントに気を配ることが必要です。
本記事ではオフィス環境の整備で生産性が向上する理由や、環境整備のポイントなどについて紹介します。
目次
オフィス環境の整備で生産性が向上する
仕事の生産性を高める上でオフィス環境を整備することは大切です。
参考として「一般社団法人日本オフィス家具協会」が首都圏の事業所で働くワーカーに対して実施した調査を見てみましょう。
この中で「オフィス環境の善し悪しは仕事の成果をあげることに影響するか」「仕事に対するモチベーションに影響するか」という質問に対しておよそ70％の人が「そう思う」「ややそう思う」と回答しています。働く人の多くがオフィス環境を重視していると言えるでしょう。
出典：一般社団法人 日本オフィス家具協会
オフィスワーカーから見た、オフィス環境ニーズのトレンドを探るための調査の実施と、分析結果を踏まえた提言・提案
オフィス環境が悪いと生産性に悪影響がある
オフィス環境の整備が生産性を向上させる一方、逆によくない環境が悪影響を及ぼす可能性もあります。たとえば高速道路の近くのような騒音が聞こえやすいオフィスでは仕事に集中するのが難しくなるでしょう。
また、収納家具が少なく整理整頓されていない職場では、必要な書類を探すのに時間がかかるかもしれません。集中しにくい環境や、探し物に余計な時間を取られてしまうことは生産性低下につながります。
オフィス環境の整備で生産性がアップする5つの理由
オフィス環境の整備で生産性がアップするイメージを持っている人は多い一方で、その理由を答えられる人は少ないかもしれません。ここでは働きやすいオフィス環境が生産性向上につながる理由を5つ紹介します。
従業員の業務効率がアップする
オフィス環境の整備は従業員一人ひとりの業務効率アップにつながります。たとえば、キャビネットを導入して書類や備品を整理整頓すると、探し物にかかる時間が短縮されてコア業務に注力しやすくなるでしょう。
また、騒音がうるさい・照明が暗すぎるといった環境も集中するのを妨げるため、防音工事や照明の調整などの対策が効果的です。オフィス環境の整備により従業員の業務効率が上がることで全体の生産性が高まるでしょう。
従業員同士のコミュニケーションが増える
オフィス内に従業員同士がコミュニケーションを取れるスペースを整備することも生産性向上に効果があります。
カフェスペースのような気軽に会話できるスペースがあることで自然なコミュニケーションが生まれ、社内の風通しがよくなると期待できるためです。
会議をするほどではないが共有しておきたい事項について話ができれば、チーム内の連携が取りやすくなるでしょう。また、雑談から新しいアイディアが生まれるかもしれません。
従業員の健康を守れる
健康でなければ従業員に高い生産性を期待できないでしょう。従業員は基本的にオフィスで長い時間を過ごすため、環境整備は健康に直結します。
空調や換気、照明などを整備することで従業員の健康を守りましょう。働きやすい環境は季節によっても異なるため、夏はエアコンの温度に注意したり冬は乾燥対策を行ったりすることも大切です。
問題のあるオフィス環境は従業員にストレスを与えます。オフィス環境を整備することで心身ともに健康になり、パフォーマンスが上がるでしょう。
優秀な人材の確保につながる
オフィス環境の整備により離職が減ったり、優秀な人材を採用しやすくなったりする可能性があります。労働人口の不足が問題視される中、人材確保を課題としている職場は多いでしょう。職場の魅力を高めるため、働きやすいオフィス環境を整えることがこれまで以上に求められています。
また、テレワークや時短勤務などの柔軟な働き方ができるオフィス環境の整備は、子育てや介護をしている人、副業の人など新たな層の人材確保も可能になるでしょう。
多様な働き方に適応できる
フリーアドレス制やテレワークの導入、オンライン会議ができる環境整備などは多様な働き方を可能にします。多様な働き方ができるオフィスは人材採用だけでなく、既存の従業員にもよい影響を与えると考えられます。
業務の状況や従業員のライフステージによって、それぞれが自分に合った働き方でストレスなく業務に集中できるためです。子育てや介護などの家庭の事情によって優秀な従業員が離職することも防げるでしょう。
オフィス環境を整備するポイント
生産性向上のためにオフィス環境を整備するといっても、どこから手を付ければよいのか分からない場合もあるでしょう。ここでは生産性アップに効果的なオフィス環境整備のポイントを5つ紹介します。
オフィス環境のデザインを工夫する
オフィス環境のデザインは働きやすさに影響するポイントの一つです。たとえば、広々と開放感ある空間であればストレスなく業務が行えます。
実際に狭いデスクは散らかりやすく、集中しにくいと感じたことがある人は多いでしょう。また、隣の席の同僚との距離も大切です。近すぎると相手が気になって集中できない一方で、遠すぎるとコミュニケーションが少なくなってしまうおそれがあります。プライバシーを守りつつ、風通しのよいデザインになるよう工夫しましょう。
快適に使える家具を揃える
長時間座りっぱなしになりやすいオフィスではデスク周りの家具にこだわることも大切です。姿勢が正され体の負担が軽減でき、業務効率がアップするでしょう。また、質の良い家具の導入は従業員を大切にしているというメッセージにもなるため、満足度向上にもつながります。
パソコンやタブレットなど業務で使用しているデバイスは定期的に入れ替えて、常に使いやすい状態を保ちましょう。古い機器を無理に使い続けることは効率が落ちるだけでなく、セキュリティ上でも問題が起こります。
コミュニケーションスペースを確保する
オフィスのデザインを考える際は、従業員同士がコミュニケーションをとれる空間も確保しましょう。ミーティング以外の場で気軽な意見交換やアイディア出しを行えるよう促すことで、生産性向上が期待できます。また、会議室が足りない場合にはミーティングスペースとしても活用できる点もメリットです。
ドリンクの自販機などを置いて、社内にカフェを設置する企業もあります。オフィスカフェは休憩や社内外の人との打ち合わせ、パーティーなど多目的に使えるのが魅力です。
目の負担にならない照明を設置する
従業員の働きやすさを向上させるためには照明の調整も必要です。デスクワークでPCを見続ける場合、目の負担を軽減できる照明を設置することが従業員の健康を守る上で大切なポイントです。一般的なオフィスの明るさの目安とされる750〜1,000ルクスを確保しましょう。
また、オフィスをデザインする際には自然光を取り入れることも意識します。自然光にはストレスを減らしたり生産性を高めたりする効果があると言われています。
エリアを目的で区分する
オフィスには1人でもくもくと作業できる環境と、チームで会話を重ねながら業務を行えるスペースを用意しましょう。業務の中には調査や資料作成のように1人での作業が求められるものもあれば、複数人でコミュニケーションを取りながら進めていくものがあります。
1人用の作業スペースとコミュニケーションスペースの両方を設置することでメリハリが付けられる点がメリットです。個人デスクでの作業と比べて気分転換にもなるでしょう。
まとめ
オフィス環境は生産性に影響を与えます。たとえばオフィス環境を整備すると従業員同士のコミュニケーションが増えたり、定着率が高まったりする効果が期待できます。また、優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。
