私たちの人生において、仕事をする時間は睡眠時間と同じくらい大きな割合を占めます。
限られた大切な時間を使っているからこそ、少しでも効率化をはかりたいものです。仕事の効率化は、トレーニングや意識次第で誰でもできるようになります。
本記事では、仕事が早い人の特徴から業務効率を上げる考え方やおすすめのツールをご紹介します。ぜひ参考にしてください。
目次
チェック！仕事が「遅い人」の特徴3選
仕事が早い方の特徴を知るために、まずは仕事が遅い方に多くみられる特徴を3つご紹介します。
・完璧主義である
・仕事の全体像を意識できていない
・「記憶」に頼りがち
自分にどれくらい当てはまるかを確認し、仕事の進行の仕方について今一度考えてみましょう。
①完璧主義である
こだわりが強い完璧主義の考え方は、仕事の質を追求するうえでは良い側面もあるものの、度が過ぎてしまうと仕事効率を上げる足かせになってしまいます。
仕事が丁寧なのはもちろん良いことですが、一つの仕事に必要以上のリソースを割いていては、結果的に仕事が遅い人だと評価されてしまうため注意が必要です。
また、業務を完璧にこなそうとするあまり、「あとでじっくり考えよう」とする考え方も避けるべきです。実務に取りかかるまでのアイドルタイムが長くなり、結果を出すまでに時間がかかるリスクが高まります。
②仕事の全体像を意識できていない
タスクの優先順位や全体の納期など、業務全体を俯瞰的に見れない方も、必要以上に仕事に時間がかかる傾向にあります。一日の業務のなかでどの程度進めるべきかを把握できなかったり、負荷の大きな仕事を後回しにしたり、すぐに終わるような業務をためてしまったりなど、タイムマネジメントの苦手な方が多く存在します。
目の前の業務だけに集中するのではなく、まずは業務の全体像を把握しながら、それぞれのタスクの優先度を意識することが大切です。
③「記憶」に頼りがち
自分の記憶だけに頼って業務をこなす人も、仕事が遅い傾向にあります。仕事の手順をメモする習慣がなく、いざ取りかかるというタイミングで思い出しながら実行するため、どうしてもタスク完了までに時間がかかります。
また、架電の予定やその日の作業の順序などの大切なタスクが漏れてしまうことも多く、その結果仕事が散らかり、作業の抜けにつながります。ミスをリカバリーするための作業が発生することで、さらにタスク完了までに長い時間がかかるでしょう。
スマートフォンのスケジュール機能やアラート機能などの仕事を効率化するツールを活用することで、業務の抜け漏れがなくなり、業務に集中できるはずです。
仕事の効率を上げる3つの「考え方」
仕事の効率を上げるために身につけたい考え方は、次の3つです。
・一つの業務にこだわりすぎない
・できないことはきっぱり断る
・適度な休憩で業務効率化！
それぞれの考え方の特徴についてみていきましょう。
①一つの業務にこだわりすぎない
業務をこなすうえで一定の品質を保つことは非常に大切です。しかし、こだわりすぎると、必要以上に時間をかけてしまったり、他の業務に支障が出てしまったりとさまざまな障害が出てきます。
求められている以上のクオリティの成果を出すと、他の業務に対しても同じクオリティを目指さなければならなくなります。自分が設定したクオリティにこだわりすぎず、周りやお客様の求めるラインまでと割り切ることも大切です。自分のなかで妥協点をしっかりと持って業務にあたりましょう。
②できないことはきっぱり断る
必要以上の業務を抱えてしまいキャパオーバーになりそうなときは、きっぱりと断る勇気を持つことが大切です。
「仕事ができる人」というと、なんでもそつなくこなして、テキパキと終わらせるイメージがあるかもしれません。しかし、自分のスキル以上のこと、そしてリソース的に難しいことには、無理に対応してはいけません。ただこなすことだけを考えて業務に対応すると、質の低い作業になってしまい、最終的には周囲に対しても迷惑をかけてしまいます。
本来の業務に手が回らなくなる事態を避けるために、仕事全体・今日一日の業務内容を意識し、自分のやるべきタスクに集中することが大切です。
③適度な休憩で業務効率化！
人間の集中力は長時間持続するものではありません。無理に集中しようとしても、逆に業務効率が落ちてしまうケースも考えられます。
仕事を効率良く進めるためにも、30分や1時間の頻度で5分から10分の休憩を挟むことで、頭をリフレッシュさせる効果が期待できます。
休憩中はなるべくスマートフォンなども見ず脳を休ませるか、前の業務が一段落しているようなら、目や体を休ませたまま次の業務の進め方をイメージしておくのもおすすめです。しかし、作業の区切りで休憩を取るという習慣がついてしまうと、休憩が取りづらくなってしまうため、時間で区切って休憩を取るようにしましょう。
今日からできる、業務効率化3つの方法
前章の仕事の効率を上げるために身につけるべき考え方が理解できたところで、こちらでは今日からできる業務効率化の実践方法を解説しましょう。
今日の業務スケジュールを整理しよう
「昨日の続き」としてざっくりと仕事に取りかかるのではなく、一日の始まりにやるべきことを洗い出し、一度ToDoリストに整理してみましょう。
記憶に頼るクセをなくすことで、やるべきことをしっかりとイメージでき、場当たり的な仕事を軽減できます。あらかじめ立てたスケジュールをスマートフォンやパソコンに落とし込むことによって、次にやるべき作業が明確となるはずです。優先順位をつける際は「仕事の重要度」と「緊急性の高さ」の2つの軸をもとに考えてください。
集中力が必要な仕事は脳の調子が良いとされる午前中に行う、モチベーションを上げるために自分が得意とするタスクから取りかかるなど、スケジュールを戦略的に組んで、作業をより効率良くこなしていきましょう。
無駄な作業を洗い出し、やり方を見直してみよう
本当に必要な作業かどうかを見極めて、業務のやり方を見直すことも効率化をはかるうえで重要なポイントです。「前任者に引き継いだから」という理由だけで、なんとなく同じ作業スタイルを採用するケースも少なくないでしょう。
しかし、カットしても問題のない作業や、より効率良く進められる方法がないか、業務のやり方を今一度見返してみることも大切です。それぞれの作業の意味や目的を理解しながら、改善できるポイントがないかを洗い出していきましょう。
また、作業工程を変更したい場合は、必ず上司や会社の許可を得ることが大切です。万が一、カットしてはいけない作業や工程だった場合は、修正ややり直しなどの対応が求められるため、必ず確認してください。
業務効率化ツールやガジェットを味方につけよう
業界や業種、さらに業務内容によって、自動化したい業務や管理ツールは異なるうえ、取り入れるには会社の許可が必要なケースも多くあります。まずは自分の業務効率を高めるために、仕事効率化をはかるツールやガジェットを取り入れることからはじめてみましょう。
「Backlog」や「Trello」、そして「Asana」など、クラウド上で簡単に業務進捗やスケジュール共有ができるツールを取り入れるのがおすすめです。スマートフォンのデフォルト機能である、メモやアラーム、カレンダー、リマインダー機能なども、使い方次第ではとても有効なツールとして活用できるでしょう。
ただし、一度にツールを業務に入れてしまうと、余計混乱を招く恐れがあるため、使用するツールはある程度限定することが大切です。さらに快適な仕事環境を整えて業務効率化を目指す場合、以下のようなガジェットへの見直しも検討してください。
・ノートパソコン用のスタンド
・ワイヤレスマウス
・ワイヤレスキーボード
・外部ディスプレイ
・ケーブルホルダー
・Webカメラ
まとめ
仕事を効率良くこなすためには、日々の意識や考え方、取り組み方を積み重ねることが大切です。
仕事の効率が悪い人と良い人の違いを理解し、効率が悪い人は原因を意識することで、大幅な業務効率アップが期待できるでしょう。
本記事でご紹介した業務効率化の実践方法を試してみても、期待しているほどの改善がみられない場合は、仕事や企業がマッチしていない可能性もあります。自分のスキルや経験を最大限に活かすためにも、新たな仕事に就くことも検討してみましょう。
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