業務効率化やコスト削減など、既存業務で抱える問題を解決するために「BPO」を導入する企業が増えていることが注目されています。
「BPO」は、アウトソーシングの一つですが、一般的な外部リソースの活用とは異なる目的を持つのが特徴です。
本記事では、話題となっている「BPO」やアウトソーシングの違いについて解説します。また、「BPO」を導入する際のメリット・デメリットもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
BPO事業とは？
「BPO」とは、Business Process Outsourcingの略称です。企業の既存の業務を外部に委託する経営戦略の一つであり、アウトソーシングの一種でもあります。
人事・総務・経理のバックオフィスやコールセンター、ヘルプデスクなどがBPOの対象です。
専門領域のノウハウやスキルを活用できることや生産性の向上などを理由に、多くの企業から注目を浴びています。
アウトソーシングとの違い
アウトソーシングは、一般的に自社業務の一部を外部に委託するサービスを指します。アウトソーシングの活用によって、業務効率化や組織の再構築を経て、競合他社との競争力を高めるのが特徴です。
一方、BPOは「業務の一部」だけ委託するのではなく、「一括委託する」という特徴があります。
ビジネスプロセスを丸々移管することによって、経営レベルでの変革を行う経営戦略として認識されています。
BPO導入のメリット
部分的なアウトソーシングではなく、経営戦略としてBPOを導入することで得られるメリットは多岐にわたります。
BPO導入のメリットについて解説します。
リソースの集中
企業を成長させていくには、重要視されるコア業務への注力が必須です。しかし、実際の事業運営では、コア業務以外の間接業務を避けることはできません。
しかし、BPOを導入することによって、自社のリソースをコア業務に集中させることが可能です。自社で抱える業務のなかでも重要度の低い定型業務などは、企業収益につながりにくいため、BPOで業務委託します。
確保した自社リソースをコア業務に集中することで、コア事業の優位性の強化につながります。
さらに、優位性の強化によって市場シェア拡大や企業収益の向上などの効果も期待できます。
業務品質の向上
BPOの受託業者は、専門のノウハウや高いスキルを持つプロです。プロの知見やノウハウの活用は、業務品質の向上につながります。
また、スタッフのマネジメントなどにより、業務全体の品質が高まることも期待できるでしょう。
高いノウハウやスキルの活用に加えて、法律や規則への対応もしやすくなります。
特に税務や会計などの分野の法律や規則は、年々複雑化しており、専門的な情報を常に更新し続けることは困難です。このような場合にBPO事業を活用することで、専門家による適切な対応が期待できます。
業務フローの最適化
BPOを導入することで、アウトソーサーによる業務フローの整理が行われ、業務の可視化によって無駄な業務を洗い出します。
特に、部門間の連携不足による業務の重複、慣例的な書式の使用などによる無駄な書類作成が多くみられます。慣例化した業務は複雑化していることが多く、無駄なコストがかかっているケースがほとんどです。
このような業務状況は、ボトルネックの分析や、書式や処理方法の統一などによって改善されます。BPOを導入することで従来の非効率な業務が見直され、業務フローを最適化することで業務効率アップにつながります。
コスト削減
BPOの導入は、さまざまなコスト削減が期待できるでしょう。
削減できるコストとして人件費が挙げられます。
年間を通じた企業の業務量は、一定ではありません。繁忙期に合わせた人材配置となっている場合、閑散期には余分な人件費がかかることになります。
このような場合でも、BPOの活用により、業務が過多となるタイミングにリソースを割り当て、人件費にかかるコストを一定に保つことが可能です。
また、従業員の離職や休職が発生した場合でも、教育や時間などのコスト削減が期待できます。
BPO導入のデメリット
必要なタイミングにうまく活用することで、大幅な業務改善が見込めるBPOですが、デメリットも存在します。
ここからは、BPO導入のデメリットについて解説します。すべての問題を解決できるわけではありませんので、しっかりと把握してBPOを有効活用しましょう。
業務に関するノウハウが蓄積されない
特に指摘されやすいデメリットとして、業務に関するノウハウが蓄積されないことが挙げられます。
しかし、アウトソーサーに委託する業務は、企業にとって重要性が低い業務がほとんどです。委託しても最終の判断は自社に残りますので、コントロールすることもできます。
また、アウトソーサーとの関係が崩れたときにはどうするのかということも懸念されます。関係を保つのが困難な場合には、別のアウトソーサーへの移管を推奨します。業務引継ぎに関してもアウトソーサーが熟知していますので安心です。
委託のための準備期間が必要
BPOを導入するには、委託のための準備、あるいは引継ぎに要するコスト・期間が必ず発生します。
業務をしっかりと移管するためにも、事前の打合せや委託業務内容の整理を綿密に行っておくことが重要です。さらに、移行コストの回収についても検討しておく必要があります。
ランニングコストの削減だけでなく、初期コストを含めた回収期間を検討し、BPOの具体的な内容を決定しなければなりません。
配置転換や人員整理が必要なケースがある
BPO導入が異動やリストラを目的としている場合、早急な配置転換や人員整理の方策を進める必要があります。
また、既存の社員が業務に関するノウハウを持っている場合や、コア業務で活躍できる可能性もあり、人員整理などの方策は、十分に検討したうえで実行することが重要です。
コミュニケーションギャップへの対応
社内での連携と違い、アウトソーシングを導入することで、コミュニケーションギャップが生まれやすいといったデメリットもあります。
BPOの導入により円滑な業務を行うためには、綿密な情報共有が欠かせません。ネットワークを通じたスピーディな指示や情報共有を行うことで、コミュニケーションギャップの補完が可能です。
BPO導入成功のための3つのポイント
BPO導入を成功させるには、メリット・デメリットを踏まえたポイントを把握しておく必要があります。
効果をより引き出すためにも、BPO導入成功のためのポイントを3つご紹介しますので、参考にしてみてください。
①委託業務の要件を定義する
「自社のコア業務はなにか」「問題を抱える業務はなにか」など、現状の自社が抱える課題を明確化し、BPO導入によって得られる効果をしっかりとイメージしておくことがポイントです。
委託業務の要件を定義しておくことによって、効果をより高められます。
②委託先の実績や対応範囲を確認する
アウトソーサーによって対応できる業務範囲や実績、得意分野が異なります。BPO導入の際は、アウトソーサーの実績や対応範囲を必ず確認しましょう。
また、得られる効果についても、アウトソーサーで大幅に変わることを念頭に置いて、慎重に判断しなければなりません。
③定期的なモニタリングの実施
BPO導入後、業務を委託したからといって、完全に放置してよいわけではありません。
導入の失敗やトラブル発生などを未然に防ぐためにも、導入後はBPO効果のモニタリングが必要です。
まとめ
BPOは、業務を一括委託する経営戦略の一つであり、アウトソーシングの一種です。
BPOを活用することで、コア業務へのリソースの集中や業務品質の向上、コスト削減などのメリットがあります。
導入するにあたって、上記で述べたメリットデメリットや、成功のためのポイントをしっかりとおさえておきましょう。
