さまざまなビジネスシーンにおけるデジタル化や、コロナ禍を通して普及したリモートワークなどによりオンライン上で契約を交わせる電子契約に注目が集まっています。
しかし、電子契約は効力や導入方法に不安を感じ、踏み出せない方もいるでしょう。
当記事では、電子契約のメリットや注意点について企業と働き手双方の目線で解説します。電子契約への理解を深め、正しく効率的な業務遂行を目指しましょう。
目次
そもそも電子契約とは何？
電子契約は紙で取り交わす契約書ではなく、オンライン上で手続きを行うものを指します。
近年はネット通販のショッピングだけでなく、契約関係もオンラインで完結するケースが増えており業務上でオンラインで電子印鑑を用いて契約を締結することもあります。
ここでは電子契約について2つの方法や書類の効力について理解を深めましょう。
電子署名と電子サインの2種類がある
電子契約には電子署名と電子サインの2種類があります。
電子署名は第三者機関の電子認証局の審査を受けて発行された電子証明書を用いるケースを主に指します。第三者が介入することで、書類の信頼性を担保できるでしょう。
一方、電子サインはデジタル印鑑やオンラインのドキュメントを使い契約を取り交わす流れを指します。
電子署名と電子サインは同義語として使われる機会が多くありますが、厳密には電子サインが広義としてあり、その中の選択肢として電子署名があります。
ビジネスにおける契約は万が一の時に証拠として活用可能です。そのため、高い証拠力を持つツールや方法を選択しましょう。
書面契約と同様の効力がある
電子契約の懸念点として挙がる点に効力の是非があります。
結論として、電子契約書は正しい方法を実践すると法的に有効性が認められます。なお、電子署名の効力については「電子署名法」に記載されているため、導入時は確認がおすすめです。
具体的には第3条において「適切な電子署名がされた電子文書は印鑑を押した紙の契約書と同様に効力がある」との文言があります。
しかしながら、電子契約書は紙の契約書よりも改ざんが容易なため、リスクが高いと考える方も多いでしょう。そのため、近年は電子契約においてあらゆるリスクを抑えた完全性が求められ、かつ改善が進んでいます。
具体的な対策法としては、手続き等が行われた時刻や日時を証明するタイムスタンプが挙げられます。
合わせて知りたい「電子署名法」
電子署名法は活用がますます進む電子契約を理解する際に知っておきたい法律です。
契約書の信頼性を担保する「電子署名」について定めた法律で、条文の中でも必ずおさえておきたいポイントとしては、下記の2点です。
・電子文書の署名が本人によって付与されたものの場合は契約成立とみなせること
・署名者が書類の作成に関わっていること（本人性）と書類が改ざんされていないこと（非改ざん性）が担保されることが取り決められている
電子署名法では電子契約に法的拘束力を持たせる場合は、本人が意志を持って契約をしているか、また書類が本人以外に改ざんされていないかについて説明しています。
上記の点は先述した電子署名とタイムスタンプが対策法として当てはまります。
【企業向け】電子契約を導入するメリットとデメリット
電子契約は今後さらに広がりが見込まれるため、現時点で導入していない企業も情報収集をする必要があります。
電子契約に抵抗を感じる場合、まずメリットとデメリットを把握しておくと少しずつ導入に向けて動き出せるでしょう。ここでは電子契約を社内に導入した際のメリットとデメリットを紹介します。
メリット
電子契約導入のメリットは下記3点です。
・業務の効率化
・コスト削減
・業務内容の可視化や共有が容易
電子契約はオンラインで作業が完結するため、遠隔地にいる人ともやりとりが可能です。
顧客が遠方にいる場合は契約書を交わすだけでも数週間の時間を要します。しかし、電子契約の場合はオンラインで書面を確認し、その場で署名手続きが可能です。
また、紙面よりも総合的なコストを抑えられる点が魅力的です。ツールを導入する場合、初期費用や一定のランニングコストは発生します。
しかし、ペーパーレス化が定着すると印刷代や紙代が永続的に減らせるでしょう。さらに、オンラインでどの契約をどこまで進めているかを関係者全員が理解できるため、進捗管理が容易かつ明確化できます。
デメリット
電子契約導入のデメリットは下記3点です。
・電子契約だけで完結しないケースもある
・取引先に説明し許可を得なければならない
・従業員への説明が必要
近年はデジタル対応の契約書が増えてきているものの、取引先によっては紙の保管が求められるケースもあります。そのため、急にすべての契約書を電子にすることは難しく、段階的に進めるケースがほとんどでしょう。
また、自社従業員への説明や研修会も必要です。特に、決裁権を持ちながらもデジタル機器に抵抗を感じる年代は丁寧なフォローが欠かせません。
【従業員向け】電子契約を導入するメリットとデメリット
ここからは電子契約を社内に導入した際に従業員が得られるメリット・デメリットを紹介します。
メリット
電子契約を導入すると従業員の作業効率化を図れます。
具体的には、今までは取引先に自分で持って行ったり郵送していた契約書をオンラインで完結できるため、契約締結に要する業務時間を減らせます。また、社内で情報を共有する際も場所を問わずオンラインで閲覧可能です。
リモートワークが進む中で「契約書だけは会社に確認しにいかなければならない」という手間を省ける点も大きなメリットだといえるでしょう。
デメリット
電子契約の導入により、従業員はこれまでの作業フローを見直したり、研修に参加する必要がある点がデメリットです。
紙の場合は商談時に封筒一枚で書類を渡せますが、電子契約の場合はデバイスを持ち歩いたり、取引先に理解を得る作業が必要になったりします。また、従業員自身も適切な契約書の扱いを身につけるために研修や作業フローの見直しに時間を取られる点が懸念点として挙げられます。
ただし、研修やフローの見直しは一時的な業務量増加に過ぎません。数週間や一ヶ月で集中して動き、社内に浸透させましょう。
電子契約を導入する注意点は4つ
ここからは企業が電子契約を導入する前に知っておきたい注意点を3つ紹介します。
導入時に従業員の研修や不安の解消を行う
第一に、電子契約を広める場合は実働を担う従業員から理解を得る必要があります。特に、デジタル機器を使わず長年業務を行っている年配の社員や古い体制の会社の場合、反対意見が噴出する可能性があります。反対意見は不安の現れであることから、丁寧に話を聞き段階的に進める方法が好ましいでしょう。
システム導入のスケジュールを立てて社内外に共有する
従業員からの納得を得るのと並行して、システム導入に時間が掛かる可能性があること、また使い方を共有する期間が必要と認識しましょう。
ツールを新たに導入する際はコストの見積もりや導入にあたって担当者を決めたりマニュアルを作ったりと細かな作業が発生します。導入希望日程から逆算して計画を組み、進めていきましょう。
また、社内外での情報共有も重要です。社内にはいつから電子契約を導入するかを段階的に説明します。また、取引先に対しても「○月○日から電子契約を導入するため、もし必要であれば契約書の対応を行います」と伝える姿勢も大切です。新規で獲得した顧客に対しても同様に説明します。
改正電子帳簿保存法に則った導入を意識
先述のとおり、電子契約を取り決める法律として電子署名法があります。しかし、電子署名法とは別に「電子帳簿保存法」も把握しておきましょう。
特に、2022年1月1日以降に行われる電子取引については紙での保存が禁止される点に注意します。具体的には、メール等で受け取ったPDFの契約書をこれまでは印刷して保存していたが、今後はデータとして保存が求められる点が挙げられます。
コンプライアンス強化を徹底
電子契約は業務の利便性を図るために効果的ですが、社内のコンプライアンス見直しや一層の強化が求められるでしょう。
具体的には、データの持ち出しに関する規定を新たに設けたり、使用目的を細かく限定したりします。電子契約の場合、書面にどこからでもアクセスできる点は利点ですが、情報漏洩のリスクが高まる点も注視しましょう。
まとめ
電子契約はオンライン上でやりとりが完結するためメリットが豊富ですが、情報漏洩や扱い方に注意が必要です。
各企業においては電子署名法を意識したツールの導入を検討したり従業員への理解をうながしたりと導入時に働きかけが欠かせません。しかし、導入を機に業務効率化が一気に加速したり、人材の選択肢が広がるでしょう。
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