社会に出ると「マルチタスク」と「シングルタスク」という言葉を耳にする機会が増えるのではないでしょうか。しかし、聞いたことはあっても意味をよく理解していない方も多いでしょう。
当記事では転職の際に自分の強みを知りたい方に向けて、マルチタスク・シングルタスクの意味やメリット・デメリット、マルチタスクを上手くこなすためのポイントなどを紹介します。
目次
「マルチタスク」と「シングルタスク」あなたはどちらが得意？
ここからはマルチタスクとシングルタスクの特徴を解説します。人によって得意なタイプが異なりますので、概要と自身の性質を照らし合わせてどちらが向いているかを知る参考にしてください。
違いを知ることで、マルチタスクで生産性を上げていくための第一歩を踏み出しましょう。
マルチタスクとは
複数の業務を同時進行する仕事の方法を指します。また、短期間で複数の作業を切り替えて行うことも該当します。
もともとコンピューター用語で、一つのコンピューターで複数の情報処理を行うことを指していました。いつしかビジネスシーンでも使われるようになり、現在の作業を同時進行する意味を持つようになりました。
例を挙げると、電話を取りながらメールを確認することや、会議中にほかの社員の話を聞きながら議事録を作成すること、パソコンで作業しながらスマホで調べ物をすることなどです。
また、料理中に掃除や洗濯を済ますことや、テレビを見ながらスマホでSNSをアップするなど、ビジネスシーンだけではなく日常生活でも無意識のうちにマルチタスクを実行しています。
シングルタスクとは
1つの業務だけに集中して取り組むことです。同時にいくつもの作業を並行して行うのではなく、1つの作業が完了したら次のタスクに進む方法です。シンプルなタスク管理であり、優先順位を決めておけば目の前の作業に集中できます。
シングルタスクが向いている業務の例は、アイディアや企画の創出など頭を使って考える作業や検査やデータ入力など集中力が必要な細かな作業などです。時間をかける必要のある作業は集中して取り組むとよいでしょう。
マルチタスクのメリット・デメリット
複数の作業を同時進行できることで作業効率が良いイメージですが、メリット・デメリットどちらも存在します。個人の性質によって、メリットを生かせる場合やデメリットが目立つ場合などがありますので、自身の性質に合った特徴を持っているのかしっかり確認していきましょう。
メリット
マルチタスクの主なメリットは以下のとおりです。
・作業効率の向上が期待できる
・プロジェクトの全体像を把握しやすい
・ほかの社員とコミュニケーションが取りやすい
・業務の大幅な遅れが生じにくい
計画立てて複数の作業を同時進行することで作業効率のアップが期待できます。また、複数の作業を行うことで業務のつながりが把握しやすく、プロジェクトの全体像を把握することにも役立つでしょう。
また、マルチタスクの作業の中にはメールや電話での連絡も含まれます。上司への相談や部下への指示、取引先への連絡なども並行して進めていくため、コミュニケーションが円滑になることも特徴の一つです。
同時進行することによって関連業務の進捗を揃えることが可能で、プロジェクト全体がスムーズに進行するでしょう。
デメリット
マルチタスクの主なデメリットは以下のとおりです。
・同時進行できる量が限られる
・瞬時に気持ちを切り替えにくい
・焦りを感じやすい
・生産性の低下を招くこともある
作業量が多かったり増えたりした場合、複数作業では予定通り業務が進まなくなるおそれがあります。あらかじめ綿密に計画を立てられれば良いですが、量が増えてしまうとすべての進捗を把握できなくなり、キャパオーバーになってしまうこともあるでしょう。
また、気持ちの切り替えが難しい人にとってもマルチタスクによる作業は集中力を切らしてしまうリスクがあります。作業を切り替えた際、集中力を戻すためには約15分の時間が必要と言われています。終わりが見えずに集中力がなくなってしまい、だらだらと仕事をしてしまう可能性もあるでしょう。
シングルタスクのメリット・デメリット
一つの作業に集中して取り組めるシングルタスクですが、メリット・デメリットどちらも存在します。自身に向いているか見極めるためにも、良い点・悪い点どちらも理解しておきましょう。
メリット
シングルタスクの主なメリットは以下のとおりです。
・集中力が続きやすい
・シンプルな考え方でストレスにならない
・タスク管理がしやすい
通常、脳はマルチタスクに向いていない構造のため、一つのタスクだけを考えればよい作業方法の方が集中力は続きやすいでしょう。ミシガン大学の研究によると、シングルタスクはマルチタスクよりも40%生産性が高いという結果が出ています。
余計な思考を減らし、1つの物事をじっくり考えることが可能なため、ストレスも感じにくいでしょう。1つの作業が完了したら次の作業にうつっていくため、タスク管理もシンプルです。
デメリット
シングルタスクの主なデメリットは以下のとおりです。
・単純作業は集中力が落ちやすい
・優先順位をつける必要がある
・作業時間が長引けばすべてに影響する
単調で同じことを繰り返すだけの作業では、飽きて集中力が切れてしまう可能性があります。また、取り組む前に優先順位をつけておかないと作業の遅れが発生してしまうでしょう。
緊急性の高いタスクが後回しにならないよう注意が必要です。一つの作業が遅れてしまうと、そのあとに予定している作業すべてが影響を受けてしまう点にも注意しましょう。
マルチタスクができるようになるためには？
上手く頭を切り替えてマルチタスクをこなせるようになれば、作業効率がアップするとともに社内でコミュニケーションを密に取りながら作業を進められるため、プロジェクト全体の進捗にもプラスに働くでしょう。ここからは、上手く使いこなすポイントを紹介します。
業務を始める前に関連業務をまとめる
効率よくこなすためにも、関連業務はまとめて把握しておくことで作業がスムーズに進みます。たとえば、メールや電話などの連絡業務はひとまとめにしておくとよいでしょう。
他の業務の合間にメールや電話を毎回挟んでしまうとなかなか本来の業務が進みません。連絡業務としてまとめて時間を作っておけば、その時間に集中して終わらせることが可能です。
切り替え回数が多くなりすぎないようにするためにも関連業務をまとめることは大切です。
かたまりの中でシングルタスクを行う
まずは、作業の工程を細かく区切って、それぞれをシングルタスクとしてこなすようにしましょう。マルチタスクはシングルタスクが集まったものと言えるため、まずは細かなタスクをすべて書き出して把握することが大切です。
たとえば、連絡業務の中にはメールや電話、対面でのタスクが存在するとします。電話をかけながらメールを打つのではなく、電話をかけ終わったらメール送付作業に移るというように、関連業務のなかでシングルタスクとして区切って作業を行うようにしましょう。
慣れてきたらできることを2つ組み合わせることから始めよう
関連業務にまとめて、その中でタスクを区切って行う作業方法に慣れてきたら、2つの業務を同時にこなすことを進めてみましょう。たとえば、Web会議で話を聞きながら議事録を作成したり、クライアントワークで発生した質問をドキュメントにまとめながら話を聞いたり、次につなげる工夫を行うと効率的に業務を進められるでしょう。
まとめ
当記事では、マルチタスクとシングルタスクの基礎知識からメリット・デメリット、マルチタスクを使いこなすコツなどを紹介しました。
複数の作業をうまく同時進行させられれば業務の効率化が図れます。しかし、上手く計画立てて行わないとキャパオーバーになり、生産性が低下するおそれもあります。まずは関連業務をまとめて、その中で細かくシングルタスクに分けて進めてみましょう。
自身がマルチタスクとシングルタスクのどちらが向いているかを把握し、その能力を活かした仕事をしたいと考えている方はぜひギグベースを活用してみましょう。
2分ほどで簡単なプロフィールを作成でき、過去の経験や意欲など地震の情報を登録することで、自身の能力を必要とする企業からスカウトを受けることも可能です。
